Kurz erklärt
Eine Datenschutzerklärung informiert Besucher darüber, welche personenbezogenen Daten du zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange verarbeitest und welche Rechte sie haben. Sie muss leicht zugänglich sein, zum Beispiel über einen Link im Fußbereich jeder Seite.
Wann du eine Datenschutzerklärung brauchst
Praktisch immer, wenn deine Website personenbezogene Daten verarbeitet. Dazu gehören:
- Server-Logfiles, etwa IP-Adressen beim Aufruf der Seite,
- Kontaktformulare und E-Mail-Anfragen,
- Newsletter-Anmeldungen,
- Buchungs- und Bestellvorgänge,
- Cookies und Analyse- oder Werbedienste,
- eingebundene Inhalte von Drittanbietern wie Karten, Videos oder Schriftarten.
Diese Inhalte gehören hinein
| Inhalt | Was du erklären solltest |
|---|---|
| Verantwortlicher | Name und Kontaktdaten, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter |
| Zwecke und Rechtsgrundlagen | Wofür du welche Daten verarbeitest und auf welcher Grundlage |
| Empfänger | An wen Daten weitergegeben werden, etwa Hosting oder Zahlungsdienstleister |
| Speicherdauer | Wie lange Daten gespeichert werden oder nach welchen Kriterien sie gelöscht werden |
| Betroffenenrechte | Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit |
| Beschwerderecht | Hinweis auf das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde |
| Drittlandübermittlung | Falls Daten in Länder außerhalb der EU gelangen |
Typische Abschnitte für kleine Websites
- Hosting und Server-Logfiles: Welche Daten beim Aufruf anfallen und wie lange sie gespeichert werden.
- Kontaktformular und E-Mail: Welche Angaben du erhebst und wie du sie nutzt.
- Cookies: Welche Cookies du setzt und wie Besucher einwilligen oder widersprechen.
- Analyse: Wenn du Statistik-Tools nutzt, welche Daten sie erfassen.
- Eingebundene Dienste: Karten, Videos, Schriftarten, Social-Media-Buttons.
- Newsletter: Anmeldung, Einwilligung, Abmeldung.
- Bestellungen und Zahlungen: Welche Daten an Zahlungsdienstleister und Versender gehen.
Typische Fehler
- Eine Vorlage ohne Anpassung zu übernehmen, obwohl du Dienste nutzt, die darin nicht vorkommen.
- Dienste einzubinden, die vor der Einwilligung Daten übertragen.
- Verantwortlichen nicht genau zu benennen.
- Speicherdauern nicht zu nennen.
- Datenschutzerklärung nur über mehrere Klicks erreichbar zu machen.
- Nach Änderungen an der Website die Erklärung nicht zu aktualisieren.
So erstellst du die Datenschutzerklärung
- Prüfe, welche Daten deine Website verarbeitet: Formulare, Cookies, eingebundene Dienste, Zahlungen.
- Hole dir einen geeigneten Mustertext, etwa von deiner Kammer, einem Verband oder einem Fachanbieter für Datenschutztexte.
- Passe den Text an deine tatsächlichen Dienste an und ergänze deine Kontaktdaten.
- Lege die Seite im Dashboard an und verlinke sie im Fußbereich.
- Prüfe sie bei jeder Änderung deiner Website und mindestens einmal im Jahr.
Hinweis: Das ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung. Bei sensiblen Daten, etwa im Gesundheitsbereich, oder bei großem Umfang solltest du eine Fachperson einbeziehen.
Beispiel: Kontaktformular und Server-Logfiles
Zwei Abschnitte kommen auf fast jeder Website vor. Beim Aufruf der Seite speichert der Server technische Daten wie IP-Adresse, Datum und aufgerufene Seite für eine begrenzte Zeit, um den Betrieb und die Sicherheit zu gewährleisten. Beim Kontaktformular verarbeitest du Name, E-Mail-Adresse und Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Erkläre in beiden Fällen Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer.
Wenn du ein Formular mit einem Kästchen für die Einwilligung ausstattest, achte darauf, dass es nicht vorausgewählt ist und der Link zur Datenschutzerklärung daneben steht.
Rechte der Besucher einfach erklären
Besucher haben das Recht auf Auskunft über ihre Daten, auf Berichtigung und Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch. Schreibe das in einfachen Sätzen und nenne eine Kontaktadresse, an die sich Betroffene wenden können. Hinzu kommt der Hinweis auf das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsicht.
Impressum und Datenschutz gehören zusammen
Beide Seiten gehören in den Fußbereich jeder Seite. Wie das Impressum aussieht, erklärt der Ratgeber Impressum für Website. Für Shops kommen AGB und Widerrufsbelehrung hinzu, siehe Onlineshop Pflichtangaben.
In 5 Schritten zur Datenschutzerklärung
So gehst du vor:
-
Datenverarbeitung erfassen
Liste auf, welche Daten deine Website erhebt: Logfiles, Formulare, Cookies, Zahlungen.
-
Dienste prüfen
Notiere alle eingebundenen Dienste wie Karten, Videos oder Statistik.
-
Mustertext anpassen
Nimm einen geeigneten Mustertext und passe ihn an deine Dienste an.
-
Seite anlegen und verlinken
Lege die Seite im Dashboard an und verlinke sie im Fußbereich.
-
Regelmäßig aktualisieren
Prüfe den Text bei Änderungen und mindestens einmal im Jahr.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Datenschutzerklärung, wenn ich keine Cookies nutze?
In der Regel ja, denn schon Server-Logfiles und Kontaktformulare verarbeiten personenbezogene Daten.
Reicht ein Muster aus dem Internet?
Nur, wenn es zu deinen Diensten passt. Passe es an und ergänze alle Angaben, die auf deine Seite zutreffen.
Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
Das hängt unter anderem von der Zahl der Personen ab, die regelmäßig Daten verarbeiten. Prüfe das für deinen Fall.
Muss ich Besucher um Einwilligung für Cookies bitten?
Für nicht notwendige Cookies ja. Erforderliche Cookies kommen ohne Einwilligung aus.
Was ist mit Karten und Videos?
Karten und Videos können Daten an Anbieter übertragen. Binde sie so ein, dass das erst nach Einwilligung geschieht, und erkläre es in der Datenschutzerklärung.
Wie lange speichere ich Kontaktanfragen?
So lange, wie du sie für die Bearbeitung brauchst, oder wie gesetzliche Fristen es verlangen. Nenne die Dauer oder die Kriterien.
Brauche ich eine Datenschutzerklärung auch für eine kostenlose Website?
Ja, die Pflicht hängt nicht vom Preis ab, sondern von der Datenverarbeitung.
Wo verlinke ich die Datenschutzerklärung?
Im Fußbereich jeder Seite und überall dort, wo du Daten erhebst, zum Beispiel neben Formularen.